Chia sẻ kinh nghiệm thực tế giúp QUẢN LÝ CỬA HÀNG ĐỒ SƠ SINH HIỆU QUẢ

Để kinh doanh thành công thì phương thức quản lý là một trong những yếu tố rất quan trọng. Cũng giống như một cửa hàng đồ sơ sinh muốn phát triển thì cần có chiến lược quản lý cửa hàng đúng đắn và hiệu quả. Bài viết sau đây sẽ giúp bạn nắm được những bước cơ bản để quản lý cửa hàng đồ sơ sinh thành công.

1. Quản lý cửa hàng đồ sơ sinh quan trọng nhất là quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng là điều không hề đơn giản, bạn cần cẩn thận và cả tư duy logic để tránh những sai sót gây nguy hại đến việc kinh doanh. Dù kinh doanh online hay mở cửa hàng truyền thống thì bạn vẫn cần có 1 kho hàng cố định. Dù kho hàng của bạn ở quy mô to hay nhỏ thì cũng cần có chính sách quản lý đúng đắn và chặt chẽ. Song song với việc quản lý kho hàng, bạn phải thường xuyên kiểm kho theo định kỳ. Cần ghi chép và sao lưu lại thời gian kiểm kho, số lượng sản phẩm có trong kho và số lượng bị hao hụt nếu có.
Trước khi bắt tay vào nhập hàng thì bạn phải chuẩn bị và sắp xếp trước thứ tự trong kho hàng. Bạn nên phân chia ra các khu vực riêng biệt với mỗi loại sản phẩm, ví dụ như quần áo cho mẹ một khu cạnh khu vực đó sẽ là các đồ vật cần thiết với các mẹ như túi trữ sữa, máy hút sữa… tiếp theo sẽ là quần áo của bé sau đó đến các đồ vật liên quan đến bé. Với các vật dụng cho trẻ sơ sinh thường nhỏ nhặt và khó kiểm soát. Vì vậy bạn phải sắp xếp thật kĩ càng để có thể dễ dàng tìm thấy sản phẩm khi cần và quá trình kiểm kho sẽ đơn giản hơn.
Bạn có thể sử dụng các loại kệ, giá được đánh dấu hoặc dán tên để phân chia các khu vực của sản phẩm. Ngoài ra, quần áo của mẹ hay quần áo của bé bạn cũng nên sắp xếp theo thứ tự các size từ bé đến lớn hoặc theo màu sắc để dễ dàng chọn lựa khi khách hàng yêu cầu. Với những mặt hàng bán chạy như quần áo hoặc tã, bỉm cho bé thì bạn nên ưu tiên sắp xếp tại những kệ dễ thấy và dễ lấy nhất.

Khi nhập sản phẩm vào kho, các chứng từ, hóa đơn, biên bản giao hàng đều là những thông tin bạn cần quan tâm. Những số liệu này cần được lưu trữ kĩ càng vào các phần mềm quản lý cửa hàng mà bạn đang sử dụng.
Kinh doanh đồ sơ sinh khó tránh khỏi tình trạng tồn kho, khi thời tiết đột ngột thay đổi. Có thể là trời trở lạnh khiến hàng hè lập tức ế ẩm. Trong trường hợp này, bạn cần cân nhắc giữa việc xuất kho các sản phẩm hàng đông đã có và đưa hàng hè về lưu kho. Qúa trình xuất kho hay lưu kho cũng cần được quản lý rõ ràng và chi tiết tránh tình trạng nhầm lẫn hay thất thoát các sản phẩm.
Bạn cần lên lịch các ngày kiểm kho trong tháng hợp lí, sau mỗi lần kiểm kho chắc chắn phải nắm bắt được số lượng sản phẩm đang bán có bao nhiêu? Đã bán bao nhiêu sản phẩm và còn tồn kho các sản phẩm nào, số lượng ra sao? Từ các thông tin có được sau khi kiểm kho bạn có thể đưa ra các quyết định nhập hàng mới hay các chính sách khuyến mãi để bán được hàng tồn.

2. Quản lý đơn hàng là yếu tố quan trọng khi quản lý cửa hàng đồ sơ sinh

Nếu bạn bán hàng online bằng website hoặc các kênh thương mại điện tử khác thì sẽ có thông tin lưu lại trong danh sách đơn hàng. Tuy nhiên bạn vẫn cần nhập lại các con số đó vào phầm mềm quản lý bán hàng sau một ngày bán. Nếu không nhập lại các con số thì khi bạn ngồi lục lại các đơn hàng sẽ rất khó khăn để tính toán được tổng số lượng các sản phẩm bạn đã bán cũng như các sản phẩm đó là sản phẩm gì. Khi khách hàng hỏi về đơn hàng của họ bạn sẽ bị rối loạn với những đơn hàng khác khi không nhập lại thông tin vào phần mềm quản lý bán hàng.
Quản lý cửa hàng đồ sơ sinh bao gồm cả quản lý các đơn hàng. Qúa trình vận đơn và theo dõi đơn hàng phải có sự kết nối với nhau. Nếu quá thời gian quy định mà bên giao hàng chưa giao sản phẩm đến tay khách hàng thì bạn cần liên hệ và giải quyết ngay trước khi khách hàng cảm thấy không hài lòng.

Bạn phải quản lý được các rủi ro khi giao hàng như hàng bị hỏng trong khi vận chuyển, hàng bị trả lại, khách hàng không nhận điện thoại… Với mỗi trường hợp trên, bạn cần phải có các giải pháp cụ thể để tránh bị lúng túng hoặc không xử lý được gây mất thời gian và tiền bạc.
Nếu bạn bán hàng tại cửa hàng truyền thống thì sau mỗi đơn hàng bạn cần yêu cầu nhân viên nhập lại các thông tin về đơn hàng vào phần mềm quản lý bán hàng. Để bạn có thể nắm bắt được tình hình bán hàng trong một ngày dù bạn có ở cửa hàng hay không. Việc này cũng tạo cho bạn thói quen khi muốn mở nhiều cửa hàng khác thì quản lý một chuỗi các cửa hàng chỉ cần thông qua phần mềm quản lý bán hàng.

3. Quản lý cửa hàng đồ sơ sinh hiệu quả cần có các chính sách quản lý nhân viên

Trong thời gian đầu bán đồ sơ sinh, bạn có thể tự mình thực hiện các công việc như: nhập hàng, bán hàng quản lý. Tuy nhiên, khi quy mô cửa hàng của bạn mở rộng thì bạn không thể tiếp tục với chính sách “một mình”. Bạn cần phải tuyển thêm các thành viên mới cho cửa hàng để phụ giúp bạn những việc như kiểm kho, bán hàng, nhập hàng.
Quản lý nhân viên không phải là một việc đơn giản. Có thể nói đây là vấn đề khó nhất vì quản trị nhân sự hay chính là quản lý con người luôn rất khó, dù là những lãnh đạo dày dặn kinh nghiệm cũng sẽ gặp những khó khăn riêng.
Với một nhân viên mới, bạn cần phải có quy trình đào tạo và quản lý, ngoài ra bạn còn phải có những chính sách đãi ngộ phù hợp để giữ nhân viên đó ở lại với cửa hàng của mình. Vì khi tuyển một nhân viên mới sẽ lại mất thêm rất nhiều thời gian đào tạo và thời gian để nhân viên đó quen với công việc. Hơn thế nữa, bạn cần cho họ thấy sự đóng góp công sức và thời gian của họ đem lại nhiều lợi ích cho bản thân họ hơn những gì họ nghĩ, khi gắn bó với cửa hàng, shop của bạn.
Là một người quản lý, bạn không chỉ dạy cho nhân viên của mình những kỹ năng bán hàng cơ bản mà còn đặt ra cho họ những mục tiêu năng suất cần đạt được cũng như cách làm sao để có thể bán hàng hiệu quả. Ngoài ra, sau hai đến ba tháng làm việc của những nhân viên bán hàng mới. Bạn nên xem xét điều chỉnh chỉ tiêu cho họ dựa trên tác phong làm việc và hiệu quả bán của từng người. Nên thảo luận với các nhân viên cũ về việc gia tăng chỉ tiêu chung cho các nhóm khi nhóm đạt được chỉ tiêu đề ra thì sẽ có thưởng. Như vậy nhân viên của bạn sẽ có động lực để vươn tới các thành tích cao hơn.

Xem chi tiết: Bí quyết đào tạo nhân viên bán hàng đồ sơ sinh chuyên nghiệp 

4. Quản lý cửa hàng đồ sơ sinh cần quản lý tài chính minh bạch rõ ràng

Để quản lý tài chính của cửa hàng thì bạn phải tuân thủ các quy tắc quản lý tài chính dành cho doanh nghiệp. Có rất nhiều nguyên tắc quản lý tài chính nhưng sẽ có một điều bạn cần lưu ý như sau.
Khi bắt đầu kinh doanh bạn phải nắm rõ tình hình tài chính của cửa hàng và không được phép nhầm lẫn giữa tài chính của bản thân và tài chính của cửa hàng. Rất nhiều người khi bắt đầu kinh doanh nhỏ đã nhầm lẫn hai điều này, việc nhầm lẫn này sẽ khiến bạn rất khó khăn khi mở rộng quy mô bán hàng.

Để nắm rõ được tình hình tài chính của cửa hàng bạn cần dựa vào các báo cáo tài chính của cửa hàng. Sau đó tiến hành phân tích tài chính của doanh nghiệp thông qua các số liệu và tình hình hoạt động kinh doanh. Từ đó nhìn thấy tình hình thực tế và cơ hội kinh doanh mới để mà nắm bắt.
Khi quản lý tài chính bạn phải chú trọng đến cơ chế quản lý tài chính của cửa hàng, đặc biệt là nguồn vốn của cửa hàng. Cơ chế quản lý nguồn vốn quyết định sự phát triển các hoạt động kinh doanh và đảm bảo tính an toàn tài chính cho cửa hàng.

5. Quản lý cửa hàng đồ sơ sinh phải lưu ý đến khách hàng

Muốn kinh doanh hiệu quả thì bạn phải luôn nắm bắt được khách hàng của mình đang cần gì và muốn gì. Kinh doanh đồ sơ sinh, bạn phải luôn luôn tiếp cận được nhiều nhất lượng khách hàng mới. Song song với đó, bạn cần duy trì liên lạc cũng như tạo mối quan hệ tốt với các khách hàng trung thành và khách hàng cũ để họ tiếp tục mua, giới thiệu sản phẩm của shop đến người thân bạn bè. Đây là chiến thuật kinh doanh cực kỳ thông minh, khi mà bạn không phải mất công bỏ tiền ra quảng cáo, hay cố gắng lôi kéo khách hàng mới mà lại có khách hàng tin tưởng đến mua hàng của bạn qua giới thiệu thì quá tuyệt vời.

Bạn có thể thu thập thông tin khách hàng trong lúc bán hàng. Ví dụ như các chính sách xin họ tên, số điện thoại, ngày sinh khi khách hàng mua hàng để tích điểm cho khách hàng. Khi tích được đến một mức điểm nhất định dựa trên số lần mua hàng và giá trị đơn hàng thì bạn sẽ tặng khách hàng một voucher giảm giá. Như vậy khách hàng sẽ rất vui vẻ cho bạn thông tin cá nhân của họ. Dựa vào những thông tin cá nhân đó bạn sẽ giữ liên lạc được với các khách hàng cũ.
Cần thường xuyên phân tích các dữ liệu thu được. Khách hàng đó thường mua những mặt hàng nào? Bao lâu mua một lần, giá trị đơn hàng trung bình là bao nhiêu? Và khi sắp đến ngày sinh của khách hàng thì sẽ tiến hàng các hoạt động chăm sóc khách hàng, chào hàng. Như vậy bạn vừa bán được hàng lại vừa làm cho khách hàng cảm thấy hài lòng.

6. Quản lý sản phẩm hữu hiệu khi bắt đầu quản lý cửa hàng đồ sơ sinh

Việc mất sản phẩm và hao hụt các tài sản của cửa hàng là điều khó tránh khỏi nếu bạn không có những chính sách quản lý chặt chẽ. Bạn có thể lắp đặt camera tại cửa hàng và tại kho hàng để theo dõi được quá trình nhân viên bán hàng cũng như cách tìm ra nguyên nhân khi sản phẩm bị thiếu hụt. Quan trọng hơn bạn cần đào tạo nhân viên trong quá trình làm việc cần phải cẩn thận, chú ý tập trung khi bán hàng để tránh làm sai, mất hàng và quan trọng chính là đức tính trung thực của nhân viên khi làm việc. Dù nhiều trường hợp bất cẩn, vô tình làm mất nhưng lại có những trường hợp là nhân viên cố tình.
Những cách quản lý hàng hóa, đơn hàng hiệu quả sau sẽ giúp bạn dễ dàng và thuận tiện hơn trong công việc của mình:

– Sắp xếp thông tin theo danh mục hàng hóa với từng nhóm hàng cụ thể
– Theo dõi và ghi chép tình trạng hàng một cách chi tiết
– Thiết lập bảng thông tin đơn hàng: thông tin sản phẩm, thông tin khách hàng, thời gian giao hàng,…
– Bên cạnh những phương pháp truyền thống, bạn cũng có thể sử dụng những phần mềm quản lý đơn hàng hiện đại hoặc có thể sử dụng excel để hỗ trợ cho công việc của mình.

Tuy nhiên việc check camera phải diễn ra thường xuyên tránh tình trạng mất đồ rồi mới check camera lúc đó sẽ rất tốn thời gian và cũng khó tìm ra được nguyên nhân. Ngoài ra, còn có những trường hợp khách hàng gian lận khi nhân viên mải mê thanh toán tại quầy hoặc không bao quát hết được không gian. Thậm chí những cửa hàng lắp đặt camera theo dõi cũng không tránh khỏi vì khối lượng công việc của nhân viên trong cửa hàng là rất nhiều. Để khắc phục tình trạng này bạn có thể kê thêm một tủ giữ đồ cho khách hàng tại cửa hàng và yêu cầu khách hàng để balo, túi xách vào trong tủ sau đó dùng chìa khóa khóa lại. Khách hàng sẽ là người giữ chìa khóa như vậy sẽ tiện lợi cho khách hàng trong quá trình chọn đồ lại an toàn cho cửa hàng của bạn.

Trên đây là những lưu ý cơ bản cho bạn khi quản lý cửa hàng đồ sơ sinh, bạn có thể tham khảo và thực hiện cho cửa hàng của mình. Chúc bạn kinh doanh thành công!